Informacja i promocja to obowiązek, który towarzyszy każdemu dofinansowanemu projektowi ze środków unijnych. Beneficjent dofinansowania powinien informować i promować wsparcie, które uzyskał na rozwój swojej działalności. Celem tych działań jest zwiększenie świadomości społecznej o Funduszach Europejskich oraz podkreślenie realizowanych działań, które są wynikiem otrzymanej dotacji.
Warto zaznajomić się z tematem, gdyż niewiedza w tym zakresie, a co za tym idzie nieumiejętne informowanie i promowanie skutkuje nałożeniem kar, które wiążą się z pomniejszeniem otrzymanego dofinansowania.
Jak właściwie informować i promować?
Obowiązek informowania i promowania w Nowej Perspektywie Funduszy Europejskich na lata 2021-2027 pojawia się już od chwili uzyskania dotacji, czyli w momencie podpisania umowy o dofinansowanie bądź wydania decyzji o jej uzyskaniu. Promocja powinna utrzymywać się przez cały okres trwania projektu oraz w okresie jego trwałości (tj. po zakończeniu realizacji), który wynosi 3 lub 5 lat. Co ważne – przed uzyskaniem informacji o otrzymanym dofinansowaniu nie należy używać znaków związanych z funduszami unijnymi, barwami RP i UE.
Informacja promująca projekt współfinansowany z Funduszy Europejskich powinna zawierać:
- tytuł projektu (krótki, prosty i przejrzysty, tak by trafiał do każdego odbiorcy)
- cel projektu (powinien wskazywać na najważniejsze rezultaty oraz korzyści, które chcemy osiągnąć poprzez wdrożenie projektu)
- docelowe grupy projektu (do których skierowany będzie nowy produkt bądź usługa powstała w wyniku projektu)
- jakie zadania będzie realizował dofinansowany projekt
- planowane efekty projektu (powinny jasno określać wyniki wdrożenia projektu)
Komunikat informacyjny powinien zawierać także wartość projektu oraz wysokość dofinansowania. Dodatkowo w komunikacji w mediach społecznościowych czy też na stronie internetowej zalecane jest stosowanie hashtag’ów: #FunduszeUE lub #FunduszeEuropejskie.
Co powinno zostać objęte oznaczeniami promocyjnymi?
Oznaczenia muszą być zawsze umieszczone w widocznym miejscu, na takich materiałach jak:
- dokumentacje, analizy, umowy,
- publikacje, notki prasowe i artykuły,
- materiały promocyjne i filmowe,
- strony internetowe, maile,
- ogłoszenia, zaproszenia,
- sprzęty zakupione w ramach realizowanego projektu.
Często bywa tak, że dla poprawnej widoczności wystarczy, jeśli np. pierwsza strona dokumentu zostanie oznaczona zestawieniem znaków.
Oznaczeniem natomiast nie są objęte dokumenty, których ze względu na ich specyfikę nie można zmieniać i ingerować w ich wzory, np. z powodu obowiązującego prawa (w tym niektóre dokumenty księgowe, certyfikaty, etc.).
Strona internetowa i media społecznościowe – jak informować?
W obecnych czasach internet to główne narzędzie komunikacji ze światem, ale także miejsce poszukiwania i pozyskiwania informacji. Przeglądanie mediów społecznościowych jest nieodzownym elementem dnia większości ludzi. Informacje, które można tam znaleźć dotyczą zarówno życia prywatnego, jak i autopromocji firm, budowania wizerunku marki.
W związku z tym w Nowej Perspektywie obowiązkiem znakowania objęta jest również strona beneficjenta oraz posiadane przez niego social media. Informacja powinna znajdować się na górze strony w widocznym miejscu nad treścią / na linii głównego paska menu. Może mieć postać logotypu, który po kliknięciu przenosi do podstrony ze szczegółowym opisem projektu, zgodnie z powyżej opisaną zawartością treści.
Kiedy plakat a kiedy tablica?
Obowiązki związane z oznaczeniem miejsca realizacji projektu różnią się w zależności od rodzaju projektu oraz całkowitego kosztu projektu.
Tablicę informacyjną stosuje się, gdy projekt realizuje prace budowlane, działania w zakresie infrastruktury, inwestycje rzeczowe lub zakup sprzętu oraz jest wspierany przez jeden z programów: Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego lub Fundusz Spójności i jego całkowity koszt przekracza 500 tys. euro.
Obowiązek umieszczenia tablicy mają również beneficjenci, których projekt obejmuje prace budowlane, działania w zakresie infrastruktury, inwestycje rzeczowe lub zakup sprzętu oraz jest wspierany z któregoś z wymienionych programów: Europejskiego Funduszu Społecznego Plus, Funduszu na rzecz Sprawiedliwej Transformacji, Europejskiego Funduszu Morskiego, Rybackiego i Akwakultury, Funduszu Azylu, Migracji i Integracji, Funduszu Bezpieczeństwa Wewnętrznego i Instrumentu Wsparcia Finansowego na rzecz Zarządzania Granicami i Polityki Wizowej i jego całkowity koszt przekracza 100 tys. euro.
Obowiązek umieszczenia plakatu w miejscu realizacji projektu powstaje w wypadku, kiedy nie istnieje obowiązek umieszczania tablicy. W tej sytuacji należy umieścić co najmniej jeden plakat w formacie minimum A3 w orientacji poziomej, bądź na podobnej wielkości wyświetlaczu elektronicznym.
Wspólne dla tablicy i plakatu natomiast jest miejsce, w którym mają się one znajdować. Chodzi o strefę realizacji projektu. Plakat lub tablica musi być dobrze widoczne dla społeczeństwa, najlepiej przy budynku (wejście do budynku, teren zakładu), w którym są prowadzone prace związane z realizacją projektu. Zarówno plakat jak i tablica powinny zostać w odpowiedni sposób oznaczone logotypami: FE, RP i UE, a w przypadku kiedy projekt jest dofinansowany przez program regionalny – herbem lub oficjalnym logo województwa.
Naklejki – na czym je umieścić, a gdzie można je pominąć?
Obowiązek oznaczenia naklejkami występuje w przypadku zakupu w ramach projektu: maszyn, urządzeń produkcyjnych, laboratoryjnych, komputerów, tabletów, drukarek itd.
Kolejną grupą są środki transportu. W tej grupie oznaczeniem należy objąć wszelkiego rodzaju samochody, radiowozy, tramwaje, autobusy i wagony kolejowe, jeśli zostały zakupione ze środków unijnych.
Ostatnią grupą jest aparatura, np. laboratoryjna czy medyczna – na niej również należy umieścić odpowiednie nalepki. Oznaczenia naklejkami powinny znajdować się w dobrze widocznym miejscu.
Nie ma natomiast obowiązku umieszczania naklejek na przedmiotach codziennego użytku. Do tej grupy zalicza się: meble, akcesoria biurowe, lampki biurowe, wyposażenie pomieszczeń – np. wieszaki, itd. Wymienione przedmioty stanowią jedynie wydatek pomocniczy czy dodatkowy w projekcie.
Event marketing projektów UE – czyli promocja poprzez wydarzenia
W przypadku, gdy projekt przekracza całkowite koszty w wysokości 10 mln euro, beneficjent ma obowiązek zorganizować wydarzenie bądź przeprowadzić działanie informacyjno-promocyjne. Chodzi przede wszystkim o konferencje prasowe, targi branżowe oraz inne wydarzenia mające na celu szerokie informowanie o:
- otwarciu lub zamknięciu projektu,
- jego ważnych momentach np: rozpoczęciu kolejnych etapów prac, finalnemu oddaniu inwestycji do używania.
Bardzo ważne przy tym jest, aby data wydarzenia była ustalona z odpowiednim wyprzedzeniem. Na minimum 4 tygodnie przed na event należy zaprosić przedstawicieli Komisji Europejskiej oraz Instytucji Zarządzającej.
Kolejną ważną rzecz jest, aby udokumentować wszelkie prowadzone działania informacyjne i promocyjne.
Brak należytego wypełnienia obowiązków informacyjnych i promocyjnych
W przypadku, gdy beneficjent nie zrealizuje podstawowych obowiązków informacyjnych i promocyjnych instytucja udzielająca wsparcia może nałożyć na niego działania zaradcze. A jeśli dalej nie będzie podjętych działań naprawczych może dojść do pomniejszenia dofinansowania projektu.
Pomniejszenie może wynieść nawet do 3% kwoty dofinansowania projektu. Szczegółowe informacje na temat wartości pomniejszenia dotacji, można znaleźć w załączniku do umowy o dofinansowanie. Zapisy te znajdują się także w „Podręczniku wnioskodawcy i beneficjenta Funduszy Europejskich na lata 2021-2027 w zakresie informacji i promocji”.
Za co i jakiej wysokości może zostać nałożona kara w postaci pomniejszenia kwoty dofinansowania projektu?
- brak opisu projektu w mediach społecznościowych – 0,5%
- umieszczenie plakatu w mało widocznym miejscu – 0,25%
- brak informacji o wsparciu z Unii Europejskiej – 0,5%
- brak oznaczeń na dokumentacji (np. umowa bez oznaczeń) – 0,25%
- brak opisu projektu na stronie internetowej beneficjenta – 0,5%
- nieumieszczenie tablicy lub plakatu – 0,5%
- niezorganizowanie wydarzenia lub działania informacyjno-promocyjnego oraz niezaproszenie do udziału w wydarzeniu przedstawicieli KE i IZ – 0,5%
Jak podsumowuje Grzegorz Ocieczek, dyrektor ds. Dotacji i Analiz LPW Consulting: „Perspektywa finansowa na lata 2021-2027 to nowe zasady i obowiązki. Rolą instytucji przyznających środki jest odpowiednia edukacja przyszłych beneficjentów w zakresie zmian i nowości. Obowiązki promocyjne znacząco różnią się od tych, które obowiązywały w poprzedniej perspektywie. Nie można zatem polegać jedynie na doświadczeniu i rutynie, ale już na początku projektu przygotować należy plan promocji i komunikacji zgodny z obecnymi zasadami. Obowiązek informowania w mediach społecznościowych, znane z początkowego okresu wdrażania funduszy unijnych naklejki, a przede wszystkim – wprowadzony taryfikator korekt za uchybienia w zakresie promocji – to tylko niektóre zmiany, które uwzględnić należy przy realizacji każdego z projektów.”
Aby uniknąć uszczuplenia budżetu projektu warto już od pierwszych dni uzyskania dofinansowania zastosować się do wytycznych promocji. Wsparciem w tym zakresie mogą okazać się firmy, które w swojej ofercie nie tylko pomagają w procesie pozyskiwania dotacji, ale także w rozliczeniu projektu, a w tym również są odpowiedzialne za właściwe przeprowadzenie działań promocyjno-informacyjnych projektu.
Dla chcących zgłębić samodzielnie temat polecamy stronę: Portalu Funduszy Europejskich, gdzie znajdują się wzory tablic, plakatów, naklejek i innych materiałów informacyjno-promocyjnych. A dla bardziej wnikliwych i żądnych wiedzy w tym zakresie szczególnej uwadze polecamy:
- Strategia komunikacji Funduszy Europejskich na lata 2021-2027
- Strategie komunikacji poszczególnych programów (dostępne na stronach internetowych tych programów)
- Księga Tożsamości Wizualnej marki Fundusze Europejskie 2021-2027
- Wytyczne dotyczące informacji i promocji Funduszy Europejskich na lata 2021-2027
- Wytyczne dotyczące realizacji zasad równościowych w ramach funduszy unijnych na lata 2021-2027
Red. Agnieszka Jędrak, Ewa Kowacz
Masz pytania, potrzebujesz wsparcia w prawidłowym wypełnieniu obowiązków informacyjnych lub realizacji działań promocyjnych projektów UE – zapraszamy, chętnie pomożemy!
Napisz e-mail: [email protected] lub zadzwoń tel: 32 307 03 10