Poprawnie zrealizowane zamówienie to tak naprawdę najważniejsza część realizacji projektu. Dlaczego? Bo od tego czy postępowanie przeprowadzimy zgodnie z wytycznymi zależy, czy dostaniemy dofinansowanie w pełnej kwocie czy też zostanie na nas nałożona korekta finansowa.
Nowa perspektywa finansowa to także nowe wytyczne regulujące przeprowadzanie zamówień w projektach. W tzw. starych wytycznych kwalifikowalności (Wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020) kwestię zamówień w projekcie regulował podrozdział 6.5 Zamówienia udzielane w ramach projektów. W tzw. nowych wytycznych (Wytyczne dotyczące kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027) zostaje opisana jedynie zasada konkurencyjności w podrozdziale 3.2. W nowej perspektywie zrezygnowano w ogóle z rozeznania rynku, które miało miejsce, kiedy wartość zamówienia oscylowała między 20 a 50 tysięcy zł netto.
Nowe wytyczne wprowadzają jedynie zasadę konkurencyjności powyżej 50 tys. zł, wszystkie wydatki o niżej wartości należy ponosić w sposób racjonalny.
Jakie obowiązują terminy na składanie ofert?
W nowych wytycznych nie zmieniły się terminy, ale zmieniła się kwota zamówienia od której zależy, czy postępowanie zamieszczamy w BK na 7 czy 30 dni w przypadku dostaw i usług lub na 14 i 30 dni w przypadku robót budowlanych.
Minimalny termin składania ofert wynosi:
- 7 dni – w przypadku dostaw i usług,
- 14 dni – w przypadku robót budowlanych,
z tym, że wyznaczony termin składania ofert powinien uwzględniać złożoność zamówienia oraz czas potrzebny na sporządzenie ofert. W przypadku zamówień, których szacunkowa wartość jest równa lub przekracza 5 382 000 EUR w przypadku robót budowlanych, a 750 000 EUR w przypadku dostaw i usług minimalny termin składania ofert wynosi 30 dni. Bieg terminu składania ofert rozpoczyna się dnia następującego po dniu upublicznienia zapytania ofertowego, a kończy się z upływem ostatniego dnia (zastosowanie ma art. 115 Kodeksu cywilnego). O terminowym złożeniu oferty decyduje data złożenia oferty za pośrednictwem BK2021. Dla bezpieczeństwa – jeśli ostatni dzień na składanie ofert wypada w weekend/dzień wolny, to warto wydłużyć termin na składanie ofert do kolejnego dnia roboczego.
W starych wytycznych 30 dni należało stosować już przy zamówieniach od 200 000 euro. Czyli w 2022 r. w przeliczeniu na złotówki było to 890 720 zł. Zgodnie z nowymi wytycznymi w 2023 r. w przeliczeniu na złotówki mamy 3 340 200,00 zł więc różnica jest kolosalna. Ma to ogromne znaczenie, zwłaszcza jeśli „goni” nas czas w projekcie.
Nowością jest także znana z prawa zamówień publicznych „Rażąco niska cena”: Jeżeli zaoferowana cena lub koszt wydają się rażąco niskie w stosunku do przedmiotu zamówienia, tj. różnią się o więcej niż 30% od średniej arytmetycznej cen wszystkich ważnych ofert niepodlegających odrzuceniu, lub budzą wątpliwości zamawiającego co do możliwości wykonania przedmiotu zamówienia zgodnie z wymaganiami określonymi w zapytaniu ofertowym lub wynikającymi z odrębnych przepisów, zamawiający żąda od wykonawcy złożenia w wyznaczonym terminie wyjaśnień, w tym złożenia dowodów w zakresie wyliczenia ceny lub kosztu. Zamawiający ocenia te wyjaśnienia w konsultacji z wykonawcą i może odrzucić tę ofertę wyłącznie w przypadku, gdy złożone wyjaśnienia wraz z dowodami nie uzasadniają podanej ceny lub kosztu w tej ofercie. Aczkolwiek nie jest to prosta procedura. Każdy przypadek traktujemy indywidualnie.
Jakie są jeszcze różnice w nowych wytycznych?
Cały proces udzielenia zamówienia w projekcie przeprowadza się w Bazie Konkurencyjności – składa się oferty, zadaje pytania, przesyła dodatkowe dokumenty. Oznacza to, że całe „życie” zamówienia przenosi się do Bazy Konkurencyjności, podmioty które nie założą konta w BK nie będą mogły złożyć ofert. Nie będzie można ich składać także mailem czy osobiście jak to się działo do tej pory. Jedynie, jeśli charakter zamówienia wymaga użycia narzędzi, urządzeń lub formatów plików, które nie są obsługiwane za pomocą BK2021 albo chcemy skorzystać z klauzuli poufności – możemy użyć innego sposobu na dostarczenie dokumentu – mailowo, osobiście. Musimy wtedy w zapytaniu ofertowym określić sposób w jaki złożyć dokument, którego nie da się złożyć poprzez Bazę. Aczkolwiek katalog takich odstępstw określają wytyczne:
- charakter zamówienia wymaga użycia narzędzi, urządzeń lub formatów plików, które nie są obsługiwane za pomocą BK2021, lub
- aplikacje do obsługi formatów plików, które nadają się do przygotowania ofert lub prac konkursowych, korzystają z formatów plików, których nie można obsługiwać za pomocą żadnych innych aplikacji otwarto źródłowych lub ogólnie dostępnych, lub są one objęte licencją i nie mogą zostać udostępnione do pobierania lub zdalnego wykorzystania przez zamawiającego, lub
- zamawiający wymaga przedstawienia modelu fizycznego, modelu w skali lub próbki, których nie można przekazać za pośrednictwem BK2021, lub
- jest to niezbędne z uwagi na potrzebę ochrony informacji szczególnie wrażliwych, której nie można zagwarantować w sposób dostateczny przy użyciu BK2021.
A jak już wybierzemy najkorzystniejszą ofertę to co trzeba zrobić?
Musimy sporządzić pisemny protokół z wyboru oferenta, wytyczne wskazują dokładnie jakie informacje muszą pojawić się w takim protokole i tutaj też pojawiają się zmiany, trzeba wpisać więcej informacji do protokołu niż w poprzedniej perspektywie. Cytując wytyczne:
„Wybór najkorzystniejszej oferty jest dokumentowany pisemnie za pomocą protokołu postępowania o udzielenie zamówienia, zawierającego co najmniej:
- wykaz wszystkich ofert, które wpłynęły w odpowiedzi na zapytanie ofertowe (w szczególności imię i nazwisko albo nazwa wykonawcy, jego siedziba oraz cena),
- wykryte przypadki konfliktu interesów i podjęte w związku z tym środki albo informację o braku występowania konfliktu interesów,
- informację o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu przez wykonawców, o ile takie warunki były stawiane,
- informację o wagach punktowych lub procentowych przypisanych do poszczególnych kryteriów oceny i przyznanej punktacji poszczególnym wykonawcom za spełnienie danego kryterium,
- uzasadnienie rezygnacji z dopuszczenia możliwości składania ofert częściowych (jeśli dotyczy),
- powody odrzucenia ofert, w tym ofert uznanych za rażąco niskie (o ile dotyczy),
- wskazanie wybranej oferty (imię i nazwisko albo nazwa wykonawcy) wraz z uzasadnieniem wyboru albo powodów, dla których zamawiający postanowił zrezygnować z udzielenia zamówienia,
- imiona i nazwiska osób, które wykonywały czynności w prowadzonym postępowaniu,
- datę sporządzenia protokołu,
- następujące załączniki:
- dokument będący podstawą obliczenia szacunkowej wartości zamówienia w ramach projektu – czyli np. zatwierdzony wniosek o dofinansowanie projektu, notatka z szacowania
- pisemne oświadczenia potwierdzające, że czynności związane z przygotowaniem oraz przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia wykonują osoby zapewniające bezstronność i obiektywizm.
- dowód ogłoszenia zapytania ofertowego (oraz jego zmian, o ile zostały dokonane) wraz ze złożonymi ofertami, oraz wymiany informacji pomiędzy zamawiającym a wykonawcą”.
Co ważne – protokół jest udostępniany na wniosek każdego z oferentów, którzy brali udział w postępowaniu.
A o co chodzi z dokumentem pt.: „Oświadczenie potwierdzające, że czynności związane z przygotowaniem oraz przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia wykonują osoby zapewniające bezstronność i obiektywizm”?
Mowa tu o przeprowadzaniu zamówień w ten sposób, żeby nie „zakłócać konkurencji”, żeby każdy z oferentów miał równe szanse przystępując do postępowania. Wobec tego należy podjąć odpowiednie środki, aby skutecznie zapobiegać konfliktom interesów, a także rozpoznawać i likwidować je, gdy powstają w związku z prowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia lub na etapie wykonywania zamówienia. Konflikt interesów oznacza każdą sytuację, w której osoby biorące udział w przygotowaniu lub prowadzeniu postępowania o udzielenie zamówienia lub mogące wpłynąć na wynik tego postępowania mają, bezpośrednio lub pośrednio, interes finansowy, ekonomiczny lub inny interes osobisty, który postrzegać można jako zagrażający ich bezstronności i niezależności w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia.
W celu uniknięcia konfliktu interesów, w przypadku beneficjenta, który nie jest zamawiającym w rozumieniu PZP, zamówienia nie mogą być udzielane podmiotom powiązanym z nim osobowo lub kapitałowo, z wyłączeniem zamówień sektorowych i zamówień określonych w sekcji 3.2.1 pkt 2 lit. i-k. Czynności związane z przygotowaniem oraz przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia wykonują osoby zapewniające bezstronność i obiektywizm. Osoby te składają oświadczenie w formie pisemnej lub w formie elektronicznej (w rozumieniu odpowiednio art. 78 i art. 78¹ Kodeksu cywilnego) o braku istnienia albo braku wpływu powiązań osobowych lub kapitałowych z wykonawcami na bezstronność postępowania, polegających na:
- uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej, posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji (o ile niższy próg nie wynika z przepisów prawa), pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,
- pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia, lub związaniu
z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli albo pozostawaniu we wspólnym pożyciu z wykonawcą, jego zastępcą prawnym lub członkami organów zarządzających lub organów nadzorczych wykonawców ubiegających się o udzielenie zamówienia, - pozostawaniu z wykonawcą w takim stosunku prawnym lub faktycznym, że istnieje uzasadniona wątpliwość co do ich bezstronności lub niezależności w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia.
Jak podsumowuje Alicja Szymczyk, ekspertka od rozliczania dotacji: „Zamówienia to bezwątpienia jeden z najważniejszych elementów realizacji projektu, a błędy tam popełnione ciągną się za nami przez cały projekt. Dlatego warto przeprowadzać je pod okiem specjalistów”.
Chcesz pozyskać dotację lub rozliczyć projekt – chętnie pomożemy!
Napisz e-mail: [email protected]
lub zadzwoń tel: 32 307 03 10